KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ - TÀI LIỆU
(RECORDS AND DOCUMENT MANAGEMENT SKILLS)

 

Mục lục [Ẩn]

Giới thiệu khóa học

Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ chỉ để tìm kiếm một tài liệu quan trọng? Hoặc lo lắng về việc thông tin nhạy cảm có thể bị lộ ra ngoài? Đó chính là lúc bạn nhận ra tầm quan trọng của kỹ năng quản lý hồ sơ. Nó giúp bạn sắp xếp mọi thứ gọn gàng, dễ tìm kiếm, bảo vệ thông tin an toàn và tiết kiệm thời gian quý báu. Kỹ năng này không chỉ dành cho dân văn phòng mà còn hữu ích cho bất kỳ ai muốn quản lý thông tin cá nhân và công việc một cách hiệu quả.

Khóa học "Kỹ Năng Quản Lý Hồ Sơ - Tài Liệu" của Viện Masterskills nhằm cung cấp cho học viên những kiến thức và kỹ năng cần thiết để quản lý hiệu quả các Tài liệu & Hồ sơ trong công ty theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 15489-1:2001, trên cơ sở vẫn đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của các tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý nhưng vẫn có sự linh động và hợp lý trong công việc thực tế.

Mục tiêu đào tạo

-  Những kỹ năng và phương pháp quản lý hồ sơ chuyên nghiệp và hiệu quả
- Phân tích những sai sót thường gặp trong quá trình quản lý hồ sơ tại doanh nghiệp.

-  Phương pháp hệ thống hóa các loại hồ sơ lưu trữ.
- Tìm ra phương thức thực hiện tốt hơn trong hoạt động lưu trữ, sắp xếp và quản lý hồ sơ tại doanh nghiệp.

Đối tượng học viên

 i. Các cấp quản lý & lãnh đạo doanh nghiệp.
ii. Đội ngũ quản lý cấp trung (giám đốc chức năng trưởng phó các phòng, ban, bộ phận trong doanh nghiệp).
iii. Những người đang tham gia làm việc trong môi trường doanh nghiệp có mong muốn phát triển và hoàn thiện kỹ năng quan trọng này.

Nội dung khóa học

Phần 1: Tổng Quan Về Quản Lý Hồ Sơ - Tài Liệu
- Khái niệm quản lý hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp
- Vai trò tài liệu trong vận hành tổ chức
- Phân biệt hồ sơ, tài liệu, biểu mẫu, chứng từ
- Nguyên tắc đầy đủ, chính xác, dễ truy xuất
- Tác động của quản lý tài liệu kém
- Các lỗi phổ biến khi lưu trữ hồ sơ
- Ví dụ thất lạc tài liệu gây rủi ro
- Thảo luận khó khăn quản lý tài liệu hiện tại

Phần 2: Phân Loại Và Chuẩn Hóa Hồ Sơ - Tài Liệu
- Xác định nhóm tài liệu theo chức năng
- Phân loại tài liệu hành chính, nhân sự, tài chính
- Thiết lập mã hồ sơ và tên tài liệu
- Chuẩn hóa biểu mẫu, phiên bản, người sở hữu
- Xác định thời hạn lưu trữ từng loại
- Sử dụng nguyên tắc 5S trong tài liệu
- Bài tập phân loại tài liệu phòng ban
- Thực hành đặt mã và tên hồ sơ

Phần 3: Quy Trình Lưu Trữ Và Tra Cứu Tài Liệu
- Thiết kế cấu trúc thư mục dễ sử dụng
- Lưu trữ bản giấy và bản điện tử thống nhất
- Quy định vị trí lưu, người quản lý hồ sơ
- Thiết lập quy trình mượn, trả, cập nhật
- Tạo chỉ mục hỗ trợ tìm kiếm nhanh
- Sử dụng checklist kiểm soát hồ sơ
- Tình huống tìm tài liệu mất quá lâu
- Thực hành xây dựng cây thư mục mẫu

Phần 4: Kiểm Soát Phiên Bản Và Luồng Phê Duyệt
- Xác định tài liệu cần kiểm soát phiên bản
- Ghi nhận ngày ban hành, sửa đổi, người duyệt
- Quản lý bản nháp, bản hiệu lực, bản hết hạn
- Thiết lập quy trình soạn, xét, phê duyệt
- Thông báo thay đổi tài liệu đến người dùng
- Áp dụng Document Control trong doanh nghiệp
- Ví dụ dùng sai phiên bản tài liệu
- Bài tập thiết kế luồng phê duyệt mẫu

Phần 5: Bảo Mật, Tuân Thủ Và Quản Lý Rủi Ro Tài Liệu
- Phân quyền truy cập theo vai trò công việc
- Bảo vệ tài liệu mật, nhạy cảm, cá nhân
- Kiểm soát sao chép, chia sẻ, in ấn
- Tuân thủ quy định lưu trữ và pháp lý
- Nhận diện rủi ro thất thoát dữ liệu
- Thiết lập quy trình hủy tài liệu an toàn
- Tình huống gửi nhầm tài liệu bảo mật
- Thực hành phân quyền tài liệu theo nhóm

Phần 6: Số Hóa Và Cải Tiến Quản Lý Hồ Sơ
- Chuyển đổi hồ sơ giấy sang dữ liệu số
- Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu phù hợp
- Thiết lập quy tắc lưu trữ trên nền tảng số
- Tự động hóa nhắc hạn, duyệt, lưu trữ
- Đánh giá hiệu quả tra cứu và bảo mật
- Cải tiến quy trình quản lý tài liệu định kỳ
- Lập checklist quản lý hồ sơ, tài liệu
- Cam kết áp dụng vào phòng ban thực tế.
 

(Lưu ý: Outline này có thể được điều chỉnh và bổ sung tùy thuộc vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp như: Đối tượng học viên, mục tiêu của khóa học và thời lượng.)

Tài liệu học

Tài liệu được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, đảm bảo bám sát nội dung chương trình học và phù hợp với các tình huống áp dụng thực tế trong doanh nghiệp.

Bộ giáo trình bản quyền (Copyright) của học viện

Bộ công cụ (hand-out) thực hành tiêu chuẩn

Phương pháp giảng dạy

Lớp học được phân chia theo nhóm nhỏ để học viên thảo luận và chia sẻ. Phương pháp đào tạo luôn lấy học viên làm trung tâm, bài học dựa trên các bài tập tình huống, video clip, trò chơi... Giảng viên trình bày lý thuyết ngắn gọn, học viên sẽ tham gia tích cực trong các bài tập ngắn. Sau mỗi phần trình bày của các nhóm học viên, giảng viên gợi ý để điều chỉnh giải pháp và đúc kết những bài học nhỏ theo từng chủ đề.
Chuyên gia sử dụng các phương pháp đào tạo sau đây để chuyển tải nội dung khóa học:
i. Thảo luận mở (Open discussion)
ii.Nghiên cứu tình huống (Case study)
iii.Bài tập tự đánh giá (Self-assessment)
iv.Thuyết giảng ngắn đề tài thực tế (Mini-lecture)

Thông tin lớp học

Khai giảng (Dự kiến)	Lịch học	Giờ học	Địa điểm	Học phí (vnđ)	Đăng ký
	Thứ 7- Chủ nhật	8h30 - 16h30	HCM	4,500,000
	Thứ 2, 3, 4, 5	18h00 - 21h30	HN	4,500,000

Ưu đãi học phí 10% cho các trường hợp sau: - Học viên đăng ký trước khai giảng 15 ngày - Đăng ký từ 3 học viên trở lên - Là khách hàng thân thiết của Masterskills Để biết thêm chi tiết về khóa  học, khách hàng vui lòng liên lạc:   ĐT: (028) 22 194 047 - Zalo: 0903 966 729

Thời gian học: 2 ngày/ 4 buổi.

Số lượng học viên: Tối đa 35 hv/ lớp.

Học tại HCM: 224 - Điện Biên Phủ, Phường Bàn Cờ, Tp.HCM.

Học tại Hà Nội: 51 - Lê Đại Hành, Phường Hai Bà Trưng, Tp.Hà Nội.

Học phí tại doanh nghiệp: Liên hệ để có thông tin báo giá mới nhất. Tổ chức tại nhà máy hoặc tại văn phòng doanh nghiệp.

Các chi phí khác (nếu có): Tùy theo địa điểm tổ chức lớp học, mà các khoản chi phí khác sẽ được tính thêm bao gồm: Chi phí đi lại, ở khách sạn của giảng viên.

Chứng nhận: Sẽ do Viện MasterSkills cấp, có giá trị trên toàn quốc.

Mẫu chứng nhận

MasterSkills_Profile_VN/ EN

Đội ngũ giảng viên - Xem tại đây

Đội ngũ giảng viên và chuyên gia Masterskills từng làm việc với các tập đoàn đa quốc gia tại Bắc Mỹ, Châu Âu và Nhật Bản. Tất cả giảng viên đều có phương pháp giảng dạy hiện đại, tập trung áp dụng kiến thức vào công việc hàng ngày, giúp học viên nâng cao kỹ năng và thành công trong nghề nghiệp.

HIỆU QUẢ ĐÀO TẠO TẠI DOANH NGHIỆP Lợi ích doanh nghiệp nhận được Điểm mạnh dịch vụ đào tạo Đo lường hiệu quả (KPI & Báo cáo) Quy trình triển khai đào tạo Đội ngũ giảng viên Khách hàng & Case Studies Khách hàng cảm nhận Gói dịch vụ & Chính sách đào tạo Câu hỏi thường gặp - FAQs Thông tin liên hệ Liên hệ × Xuân Thảo. (Ms) 📞 0903 966 729 ✉ thao.le@masterskills.org Nếu bạn có câu hỏi, hãy liên hệ ngay!