PHƯƠNG PHÁP 5WHYs
(5WHYS)
 

Sakichi Toyoda, một trong những cha đẻ của nền công nghiệp Nhật Bản đã phát triển kĩ thuật 5 câu hỏi tại sao (5 whys) và áp dụng ở các nhà máy của Toyota từ năm 1930, kĩ thuật này giúp ích trong việc giải quyết vấn đề. Sakichi Toyoda là nhà phát minh và người sáng lập Toyota. Kĩ thuật 5 whys của ông ấy bắt đầu trở nên phổ biến từ những năm 1970, và Toyota vẫn đang dùng kĩ thuật này để giải quyết vấn đề.

Kĩ năng giải quyết vấn đề là một kĩ năng quan trọng người lao động nào cũng cần có, nó đánh giá khả năng bạn thích ứng với công việc và đạt kết quả cao trong công việc đó. Lấy một ví dụ về ưu điểm của kĩ thuật 5 whys như sau: “Bạn thường xuyên đi muộn vào mỗi buổi sáng, và bạn bị sếp khiển trách, do đó bạn tìm cách để mình có thể đi làm sớm hơn”, nếu không áp dụng 5 whys, thường giải pháp được đưa ra ngay lập tức sẽ là: “Vậy thì từ ngày mai mình sẽ đặt đồng hồ sớm hơn để có thể đi làm đúng giờ”. Nhưng nếu bạn đặt câu hỏi 5 whys thì giải pháp sẽ thay đổi theo một hướng khác.

5 Whys là một kĩ thuật phân tích giải quyết vấn đề tìm cách tìm ra nguyên nhân gốc rễ của sự cố một cách nhanh chóng.
Khi một vấn đề rõ ràng xuất hiện, một câu hỏi tại sao nó xảy ra được đặt ra. Khi câu hỏi tại sao được trả lời, một câu hỏi tại sao khác được đặt ra để giải quyết câu trả lời trước đó. Điều này tiếp tục cho đến khi ít nhất 5 cấp độ nguyên nhân và hậu quả cho vấn đề được phơi bày.

- Cách hỏi của 5 tại sao sẽ cho phép truy vấn được nguyên nhân sâu xa, thực sự của mỗi vấn đề và tìm đến các nguyên nhân thực thụ, có tính gốc rễ. Con số 5 chỉ có tính ước định rằng cần có nhiều bước truy vấn, nhiều bước tìm hiểu để đi đến nguyên nhân thực thụ, không dừng ở các nguyên nhân bề mặt.

- Trong quá trình tìm giải pháp, hãy bắt đầu từ kết quả cuối cùng và suy ngược lại (hướng về nguyên nhân gốc rễ), liên tục hỏi: "Tại sao?". Điều này cần phải được lặp đi lặp lại cho đến khi nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đã rõ ràng.

Sau đây là một ví dụ về phân tích "5 Whys":

- Câu hỏi 1: Tại sao khách hàng của chúng ta không hài lòng?
Trả lời: Bởi vì chúng ta đã không cung cấp dịch vụ đúng thời hạn như chúng ta hứa.

- Câu hỏi 2: Tại sao chúng ta không thể đáp ứng được thời hạn hay tiến độ giao hàng?
Trả lời: Vì chúng ta đã nghĩ nó không tốn nhiều thời gian như vậy.

- Câu hỏi 3: Tại sao ta mất nhiều thời gian hơn dự kiến?
Trả lời: Bởi vì chúng ta không đánh giá đúng sự phức tạp của công việc.

- Câu hỏi 4: Tại sao chúng ta đánh giá thấp sự phức tạp của công việc?
Trả lời: Bởi vì chúng ta đã vội vã ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc, trong khi chưa liệt kê các giai đoạn cụ thể để hoàn thành dự án.

- Câu hỏi 5: Tại sao chúng ta không làm vậy?
Trả lời: Bởi vì chúng ta đang phải chạy các dự án khác.

Ví dụ thứ 2: Vợ chồng bạn thường xuyên đi làm về muộn và không có thời gian ăn tối với con? Con bạn thường xuyên ăn tối cùng người giúp việc hoặc ông bà và bạn muốn thay đổi điều này vì những bữa tối gia đình cùng nhau rất tốt cho sự phát triển tâm sinh lí của con bạn, vì vậy bạn thử đặt 5 câu hỏi tại sao và trả lời nó để có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

1. Tại sao vợ chồng bạn lại không ăn tối với các con?
Trả lời: Bởi vì chúng tôi luôn về nhà muộn hơn dự định

2. Tại sao bạn lại về nhà muộn hơn dự định?
Trả lời: Bởi vì chúng tôi có rất nhiều việc phải làm vào cuối ngày làm việc, và vì vậy chúng tôi không thể về đúng giờ.

3. Tại sao bạn lại có nhiều việc để làm vào cuối ngày làm việc?
Trả lời: Bởi vì mỗi ngày, chúng tôi đều có ý định đến sớm để sắp xếp công việc, nhưng chúng tôi lại thường xuyên đến muộn và sau đó tham gia luôn vào một cuộc họp nào đó.

4. Vậy, tại sao bạn lại luôn đến làm muộn vào buổi sáng?
Trả lời: Chúng tôi luôn mong muốn đi làm đúng giờ, nhưng chúng tôi thường xuyên mất hơn 20 phút so với bình thường để chuẩn bị cho các con của tôi đến trường.

5. Tại sao bạn lại mất nhiều hơn 20 phút để chuẩn bị cho các con của bạn đến trường?
Trả lời: Bởi vì chúng tôi đã mất khá nhiều thời gian để chuẩn bị quần áo cho con vào mỗi buổi sáng.

Kết luận: Sau khi đã đặt và trả lời 5 câu hỏi tại sao, bạn cũng đã thấy được vấn đề thực sự mà bạn gặp phải và cũng có hướng đề giải quyết vấn đề này. Một trong những giải pháp đó là bạn và con bạn hãy chuẩn bị quần áo sẵn sàng từ tối hôm trước.

Thông qua 2 ví dụ ở trên, chúng ta thấy rằng, sử dụng kĩ thuật 5 câu hỏi tại sao rất đơn giản, dễ sử dụng và giúp bạn tìm ra được vấn đề cốt lõi một cách dễ dàng cho những vấn đề không quá phức tạp.