Vào tháng 10 hàng năm, hầu hết các tập đoàn, công ty đều dành thời gian cho việc lập Kế hoạch kinh doanh cho năm tài chính sắp đến (AOP – Annual Operational Planning), đây là công việc quan trọng nhằm định hướng mục tiêu, chiến lược thực hiện, kế hoạch hành động, kế hoạch ngân sách… cho năm kinh doanh tiếp theo.

Masterskills đã tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp lớn, nhỏ tại Việt Nam hoàn thiện AOP trong những năm qua. Chúng tôi cử chuyên gia tư vấn cùng ngồi làm việc với Ban Lãnh Đạo Công ty và từng Trưởng phòng ban nhằm hoạch định kế hoạch khả thi, thực tế dựa trên năng lực và nguồn lực hiện có của doanh nghiệp.

AOP được lập ra cũng giúp dự báo được thu chi trong một năm hoạt động của doanh nghiệp, từ đó có thể xác định được chính xác những mục tiêu phát triển cho doanh nghiệp. Việc thực hiện và theo dõi sát sao AOP có thể giúp định hướng về các hoạt động cho năm kế tiếp, xây dựng chiến lược thống nhất từ trên xuống dưới.

Lợi ích của việc lập kế hoạch AOP
- Công ty có một mục tiêu rõ ràng, tất cả các phòng bạn trong công ty cần phải nỗ lực hết mình để hoàn thành mục tiêu đó
- Các cấp quản lý có thể dễ dàng đánh giá và điều hành nhân viên cấp dưới của mình hơn
- Kiểm soát được công việc đang thực hiện từ đó đưa ra những thay đổi phù hợp với doanh nghiệp
- Giúp việc xây dựng AOP cho những năm tiếp theo trở nên dễ dàng hơn

Nếu không xây dựng kế hoạch AOP:

Hầu như mọi doanh nghiệp được thành lập đều hướng tới mục tiêu là lợi nhuận. Khi một doanh nghiệp không lên cho mình một kế hoạch kinh doanh hàng năm (AOP) sẽ bị lâm vào một trong những tình trạng sau đây:

- Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp không rõ ràng, các phòng ban không có tính kết nối với nhau dẫn tới hoạt động rời rạc
- Không lên được chiến lược cụ thể hàng năm, chính vì thế doanh nghiệp rất dễ đi sai hướng
- Các phòng ban không được phân công việc một cách cụ thể, dẫn tới không quy ra được trách nhiệm mỗi khi có sự việc không mong muốn xảy ra.
- Cấp quản lý sẽ không biết dựa vào đâu để có thể đánh giá và so sánh, từ đó đưa ra những quyết định kịp thời nhằm cải thiện tình hình trở nên tốt hơn.
- Từng phòng ban khi không có kế hoạch sẽ không đánh giá được hiệu quả của công việc, dẫn tới tinh thần vô trách nhiệm của các nhân viên
- Không có AOP các doanh nghiệp sẽ không vạch ra được cho mình những giải pháp dự phòng mỗi khi có tình huống xấu xảy ra.

Nội dung tư vấn lập kế hoạch kinh doanh hàng năm AOP

1. Khảo sát hiện trạng kinh doanh, nhu cầu và mong đợi lãnh đạo doanh nghiệp:
- Trao đổi qua hình thức phỏng vấn chủ tịch HĐQT (Chairman).
- Trao đổi qua hình thức phỏng vấn Ban Điều Hành công ty (BOD).

2. Tổ chức huấn luyện AOP cho toàn bộ các trưởng Phòng / Ban:
- Huấn luyện chung về kiến thức và phương pháp lập AOP.
- Huấn luyện cách sử dụng form biểu mẫu AOP tiêu chuẩn.

3. Xây dựng mục tiêu năm cho công ty và các phòng / Ban:
- Xây dựng quy trình lập kế hoạch cho công ty và các Phòng / Ban.
- Cùng Ban Giám Đốc công ty xây dựng mục tiêu công ty.
- Cùng triển khai mục tiêu của công ty cho từng Phòng / Ban.
- Cùng tham gia các buổi trình bày mục tiêu của các Phòng / Ban cho Ban Điều Hành.

4. Hướng dẫn chi tiết cho cấp quản lý thiết lập mục tiêu theo BSC:
- Hướng dẫn các phòng ban phối hợp trong việc xây dựng AOP.
- Hướng dẫn các phòng xây dựng mục tiêu theo BSC.
- Kỹ năng sử dụng form biểu mẫu Masterskills cung cấp.
- Hướng dẫn cách thức xây dựng số liệu và báo cáo số liệu.

5. Hướng dẫn chi tiết cho cấp quản lý lập OGSM (Objective-Goals-Strategies-Measurements):
- Hướng dẫn xây dựng mục tiêu cho từng Phòng / Ban từ mục tiêu công ty.
- Xây dựng các giải pháp thực hiện mục tiêu.
- Xây dựng cách thức đo lường các mục tiêu trong kinh doanh.

6. Hướng dẫn chi tiết cho cấp quản lý xây dựng kế hoạch hành động (Action Plan):
- Xây dựng mục tiêu và chương trình hành động.
- Xây dựng các nhiệm vụ và tính toán nguồn lực chi tiết.
- Rà soát các yếu tố rủi ro của từng nhiệm vụ
- Xây dựng kế hoạch triển khai và giao nhiệm vụ cho cấp dưới
- Xây dựng hệ thống báo cáo giám sát nhiệm vụ.

7. Hướng dẫn chi tiết cho cấp quản lý xây dựng kế hoạch ngân sách:
- Phân tích chi phí trong từng Phòng / Ban (phối hợp Phòng Tài Chính).
- Xây dựng kế hoạch ngân sách cho từng Phòng / Ban.
- Xây dựng chương trình kiểm soát ngân sách cho từng Phòng / Ban.

8. Tổ chức trình bày AOP trước Ban Tổng Giám đốc công ty:
- Huấn luyện cách trình bày AOP cho từng Phòng / Ban.
- Tổ chức cho các trưởng Phòng / Ban trình bày AOP cho Ban Tổng Giám Đốc.

9. Huấn luyện Ban Kiểm Soát đánh giá hiệu quả AOP:
- Xây dựng quy chế kiểm soát định kỳ và đột xuất.
- Huấn luyện Ban kiểm soát về kiểm soát hiệu quả.