HỘI THÀO ĐÀO TẠO NỘI BỘ
KỸ NĂNG GIAO TIẾP HIỆU QUẢ

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả luôn được xem là yếu tố then chốt đối với sự phát triển toàn diện của một người, dù là trong công việc hay các mối quan hệ riêng tư. Vì vậy, nghệ thuật giao tiếp - hiểu người và làm cho người khác hiểu mình.là một trong những kỹ năng quan trọng cần phải rèn luyện để thực sự thành công.

Thế nào là giao tiếp hiệu quả?
Nhiều người nhầm lẫn giữa giao tiếp với nói chuyện dài dòng. Giao tiếp hiệu quả không phải là nói nhiều liên miên mà đây là nghệ thuật truyền tải thông điệp nhẹ nhàng, cô đọng để hầu hết số đông đều hiểu và nắm bắt được thông tin nhanh chóng. Trên thực tế, có những người rất tài năng và đạt được nhiều thành quả trong công việc nhưng lại gặp phải khó khăn trong giao tiếp. Họ không thể diễn đạt hay giải thích rõ ràng công việc với người khác. Sống và làm việc trong thế giới hiện đại ngày nay, mỗi cá nhân cần có mức độ kỹ năng giao tiếp hiệu quả tối thiểu. Bạn sẽ nhận được câu trả lời tốt nếu bạn biết đặt câu hỏi hợp lý. Sự giao tiếp giúp bạn đặt câu hỏi hợp lý. Kỹ năng giao tiếp sẽ giúp bạn thu hẹp khoảng cách giữa những gì bạn biết và những gì bạn muốn biết.

Dưới đây là một vài lời khuyên có thể giúp bạn rèn luyện kỹ năng giao tiếp:

Học cách lắng nghe
Lắng nghe không chỉ là nghe đơn thuần; học cách lắng nghe không chỉ nội dung được nói ra mà còn theo cách nào và những thông điệp không lời được gửi gắm trong đó. Để xác định rõ những gì người khác nói và để tránh bất cứ sự nhầm lẫn nào, cần cố gắng không suy nghĩ cần phải nói gì tiếp theo trong khi lắng nghe; thay vào đó hãy tập trung vào thông điệp được gửi gắm. Bạn bè, đồng nghiệp và những người quen biết khác sẽ đánh giá cao kỹ năng lắng nghe kỹ càng của bạn.

Bắt đầu làm quen
Để giao tiếp hiệu quả, điều đầu tiên bạn cần làm là học cách phá bỏ không khí ngượng ngập ban đầu. Bạn có thể bắt đầu bằng bằng một câu hỏi dù là trong một cuộc họp hay buổi thảo luận thông thường. Bạn cũng cần phải là người lắng nghe giỏi nếu bạn muốn đặt câu hỏi hợp lý.
Một khi đã tạo ra không khí thoải mái, hãy tiếp tục nói chuyện với chủ đề thích hợp. Đừng lo lắng nếu cách nói chuyện của bạn không đạt được hiệu quả ngay lần đầu tiên. Điều quan trọng là bạn đã bắt đầu thử và tìm cách đạt được kết quả tốt đẹp hơn ở lần kế tiếp.

Quan tâm đến cảm xúc của người khác
Bạn cần thông cảm với khó khăn và khen ngợi mặt tích cực của người khác. Để làm điều này bạn cần phải nhận thức được những gì đang xảy ra trong cuộc sống của người khác. Bạn cần có ánh nhìn cảm thông và đừng ngần ngại hỏi ý kiến người khác vì khi đó người được hỏi sẽ cảm thấy được coi trọng. Hãy xem xét những gì bạn đang nói có thể mang lại tác động gì và giao tiếp với chuẩn mực mà người khác có thể chấp nhận. Bạn cần xem xét hoàn cảnh và phản hồi từ quan điểm của người khác. Cảm xúc của bạn phải đồng điệu với người khác, có như vậy bạn mới hiểu được cảm xúc của họ.

Trình bày trôi chảy
Bạn hãy nói từng luận điểm trôi chảy, rõ ràng và duy trì một mạch liên tục. Tuy nhiên bạn có thể tạm dừng giữa bài phát biểu để tiếp nhận thông tin phản hồi của khán giả khi bạn đang diễn thuyết giữa công chúng. Cố gắng làm cho bài diễn thuyết trước công chúng của bạn có tính tương tác bằng cách đặt câu hỏi hoặc đưa ra một vài câu đố.

Không nên lặp từ
Việc tiếp theo là bạn cần tăng cường vốn từ vựng của mình. Bạn không nên dùng những từ trùng lặp nhiều lần trong bài phát biểu. Bạn hãy học từ mới và bổ sung vào bài diễn văn của mình. Điều này cũng giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả hơn. Điều đó không xảy ra chỉ sau môt đêm, nhưng bằng sự nỗ lực và kiên trì, bạn có thể nâng cao vốn từ vựng của mình.

Tranh ảnh có thể diễn đạt thay cả ngàn lời nói
Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực sáng tạo, giao tiếp hiệu quả cũng đóng vai trò quan trọng khi bạn cần diễn đạt ý tưởng của mình. Bạn hãy sử dụng một vài công cụ hỗ trợ cho việc giao tiếp (ở đây là một bài thuyết trình) chẳng hạn một bức tranh, một sơ đồ hay một bài thuyết trình PowerPoint. Đôi khi tranh ảnh có thể diễn đạt thay cả lời nói.

Học cách quản lý thời gian
Để giao tiếp hiệu quả ta cần biết quản lý thời gian. Nếu bạn cần thuyết trình một bài nghiên cứu, hãy học cách quản lý thời gian và thiết lập những quy tắc riêng để hoàn thành từng phần xác định của bài thuyết trình. Để kết thúc bài thuyết trình trong khoảng thời gian hạn hẹp - bạn không được vội vã vào những phút cuối vì bạn sẽ không thể diễn đạt hết các luận điểm.

Sự động viên khích lệ
Bạn nên đưa ra những lời nói, hành động hay lời khen ngợi để động viên người khác. Bạn hãy làm cho người khác cảm thấy được chào đón, được mong chờ, được coi trọng và được đánh giá cao trong quá trình giao tiếp. Nếu bạn làm cho người khác biết rằng họ được coi trọng, có nhiều khả năng họ sẽ đem lại cho bạn những điều tốt đẹp nhất. Cố gắng bảo đảm tất cả mọi người đều tham gia vào quá trình tương tác hoặc giao tiếp kể cả việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách hiệu quả và dùng những câu hỏi có tính gợi mở.

Cố gắng giải quyết xung đột
Một trong những kỹ năng giao tiếp hiệu quả là kỹ năng khắc phục và giải quyết những vấn đề và mâu thuẫn phát sinh. Bạn cũng cần trở thành một nhà trung gian hòa giải và một nhà thương thuyết có hiệu quả. Bạn hãy sử dụng những kỹ năng lắng nghe để nghe hiểu cả hai bên trong bất cứ tranh luận nào – Động viên và tạo điều kiện cho mọi người nói chuyện với nhau. Bạn nên cố gắng không được thiên vị hay phán xét thay vào đó cần đơn giản hóa để giải quyết xung đột.

Duy trì thái độ tích cực và tươi cười
Bạn hãy cố gắng trở nên thân thiện, lạc quan và tích cực với những người khác. Những gì bạn cần làm là duy trì một thái độ vui vẻ tích cực đối với cuộc sống: khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch, hãy cứ lạc quan và rút kinh nghiệm từ những sai lầm của mình. Nếu bạn mỉm cười thường xuyên và sống vui vẻ, những người khác có thể sẽ đáp lại bạn tích cực hơn.

Ngoài những lời khuyên nói trên, bạn có thể thử tham dự các buổi hội thảo có những diễn giả dày dạn. Bạn cần quan sát cử chỉ và phong thái của diễn giả và để ý sự thay đổi giọng điệu của họ. Chẳng mấy chốc, bạn sẽ bắt đầu nhận thấy những thay đổi dần dần trong cách giao tiếp của bạn và khi đã nhuần nhuyễn kỹ năng này, bạn sẽ nhận được tác động tích cực đến công việc và những mối quan hệ của bạn.