TỐI ƯU THỜI GIAN BẰNG TỰ ĐỘNG HÓA VÀ ỦY THÁC
(OPTIMIZING TIME THROUGH AUTOMATION AND DELEGATION)

 

Mục lục [Ẩn]

Giới thiệu khóa học

Trong môi trường doanh nghiệp, thời gian là nguồn lực hữu hạn và đắt giá nhất của nhà quản lý. Nhiều tổ chức gặp tình trạng quá tải triền miên không phải vì thiếu người, mà vì cách làm việc còn thủ công, quy trình rườm rà và thói quen “ôm việc” của quản lý. Khi các công việc lặp lại vẫn được xử lý bằng tay, chi phí thời gian tăng, sai sót nhiều, và cơ hội tập trung vào nhiệm vụ chiến lược bị thu hẹp. Tự động hóa giúp chuẩn hóa các bước lặp lại, giảm thao tác thủ công, tăng độ chính xác và giải phóng thời gian cho những công việc tạo giá trị cao như ra quyết định, phát triển con người và cải tiến quy trình.

Khóa học “Tối Ưu Thời Gian Bằng Tự Động Hóa Và Ủy Thác” của Học viện Masterskills nhằm trang bị cho học viên tư duy quản trị thời gian theo hướng hệ thống, kết hợp hai đòn bẩy quan trọng: Tự động hóa công việc lặp lại và ủy thác công việc đúng người, đúng chuẩn. Chương trình tập trung vào việc giúp học viên nhận diện “điểm rò rỉ thời gian” trong ngày làm việc như: thao tác báo cáo thủ công, theo dõi tiến độ bằng chat rời rạc, họp dài không quyết định, hoặc xử lý các việc có thể giao cho người khác.

Mục tiêu đào tạo

i. Nhận diện “điểm rò rỉ thời gian” trong công việc
ii. Phân loại công việc để tự động hóa hoặc ủy thác
iii. Xây backlog tự động hóa cho tác vụ lặp lại
iv. Thiết kế SOP, checklist và mẫu biểu chuẩn hóa
v. Ứng dụng nguyên tắc ủy thác đúng người, đúng việc
vi. Thiết lập kỳ vọng, tiêu chuẩn và quyền hạn rõ ràng
vii. Theo dõi ủy thác bằng nhịp báo cáo và dashboard
viii. Xử lý rào cản ủy thác: kiểm soát, sợ sai, thiếu tin
ix. Tối ưu họp, giao tiếp và luồng công việc số
x. Xây hệ thống làm việc tuần 30-60-90 ngày.

Đối tượng học viên

i. Quản lý cấp trung và quản lý tuyến đầu
ii. Trưởng/phó phòng ban chức năng
iii. Team leader, supervisor, tổ trưởng
iv. PM/PMO, quản lý dự án, điều phối vận hành
v. HR/HRBP, L&D, quản trị quy trình nội bộ
vi. Sales manager, trưởng nhóm kinh doanh
vii. Customer service leader, trưởng nhóm dịch vụ
viii. Quản lý CNTT, vận hành dịch vụ, delivery lead
ix. Quản lý tài chính, admin, back office
x. Nhân sự kế thừa và leader tiềm năng.

Nội dung khóa học

Phần 1: Tư Duy Tối Ưu Thời Gian Trong Công Việc
- Khái niệm tối ưu thời gian trong doanh nghiệp
- Khác biệt bận rộn và làm việc hiệu quả
- Tư duy hệ thống thay cho xử lý thủ công
- Nhận diện công việc lặp lại gây lãng phí
- Mô hình loại bỏ, tự động hóa, ủy thác
- Đánh giá chi phí thời gian của công việc
- Tình huống: Quản lý luôn quá tải việc nhỏ
- Thực hành ghi nhận dòng thời gian làm việc

Phần 2: Phân Tích Công Việc Và Xác Định Ưu Tiên
- Liệt kê đầu việc theo nhóm nhiệm vụ
- Phân loại việc chiến lược, vận hành, hỗ trợ
- Đánh giá tác động và tần suất công việc
- Ma trận ưu tiên tự làm, giao việc, tự động
- Xác định việc không tạo giá trị cần bỏ
- Chuẩn hóa tiêu chí chọn việc cần tối ưu
- Ví dụ phân tích lịch làm việc hằng tuần
- Thực hành lập bản đồ công việc cá nhân

Phần 3: Chuẩn Hóa Quy Trình Trước Khi Tự Động Hóa
- Mô tả quy trình hiện tại bằng từng bước
- Loại bỏ thao tác thừa trước khi số hóa
- Thiết lập đầu vào, đầu ra, người phụ trách
- Sử dụng checklist giảm lỗi và bỏ sót
- Chuẩn hóa biểu mẫu, dữ liệu, tên file
- Quy trình kiểm tra tính sẵn sàng tự động hóa
- Tình huống: Tự động hóa quy trình chưa rõ
- Thực hành viết quy trình công việc lặp lại

Phần 4: Ứng Dụng Tự Động Hóa Công Việc Hằng Ngày
- Tự động hóa email, lịch, nhắc việc
- Dùng công cụ quản lý nhiệm vụ và quy trình
- Thiết lập mẫu phản hồi và mẫu báo cáo
- Tự động tổng hợp dữ liệu định kỳ
- Kết nối công cụ bằng luồng làm việc đơn giản
- Theo dõi lỗi phát sinh sau tự động hóa
- Ví dụ tự động nhắc hạn xử lý công việc
- Thực hành thiết kế luồng tự động hóa mẫu

Phần 5: Kỹ Năng Ủy Thác Hiệu Quả Và Kiểm Soát Kết Quả
- Chọn đúng việc có thể ủy thác
- Chọn đúng người theo năng lực và động lực
- Giao việc rõ mục tiêu, tiêu chuẩn, thời hạn
- Trao quyền phù hợp với mức độ rủi ro
- Theo dõi tiến độ không quản lý vi mô
- Phản hồi và huấn luyện sau khi giao việc
- Tình huống: Giao việc nhưng nhân viên làm sai
- Thực hành đóng vai: Giao việc rõ kỳ vọng

Phần 6: Duy Trì Hệ Thống Làm Việc Tối Ưu
- Đo lường thời gian tiết kiệm sau tối ưu
- Rà soát định kỳ việc nên tự động hóa
- Cập nhật quy trình khi công việc thay đổi
- Xây dựng thư viện mẫu và hướng dẫn chung
- Phát triển đội ngũ có khả năng nhận việc
- Duy trì kỷ luật dùng hệ thống làm việc
- Tình huống: Hệ thống tốt nhưng không ai dùng
- Thực hành lập kế hoạch tối ưu thời gian.
 

(Lưu ý: Outline này có thể được điều chỉnh và bổ sung tùy thuộc vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp như: Đối tượng học viên, mục tiêu của khóa học và thời lượng.)

Tài liệu học

Tài liệu được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, đảm bảo bám sát nội dung chương trình học và phù hợp với các tình huống áp dụng thực tế trong doanh nghiệp.

Bộ giáo trình bản quyền (Copyright) của học viện

Bộ công cụ (hand-out) thực hành tiêu chuẩn

Phương pháp giảng dạy

Lớp học được phân chia theo nhóm nhỏ để học viên thảo luận và chia sẻ. Phương pháp đào tạo luôn lấy học viên làm trung tâm, bài học dựa trên các bài tập tình huống, video clip, trò chơi... Giảng viên trình bày lý thuyết ngắn gọn, học viên sẽ tham gia tích cực trong các bài tập ngắn. Sau mỗi phần trình bày của các nhóm học viên, giảng viên gợi ý để điều chỉnh giải pháp và đúc kết những bài học nhỏ theo từng chủ đề.
Chuyên gia sử dụng các phương pháp đào tạo sau đây để chuyển tải nội dung khóa học:
i. Thảo luận mở (Open discussion)
ii.Nghiên cứu tình huống (Case study)
iii.Bài tập tự đánh giá (Self-assessment)
iv.Thuyết giảng ngắn đề tài thực tế (Mini-lecture)

Thông tin lớp học

Khai giảng (Dự kiến)	Lịch học	Giờ học	Địa điểm	Học phí (vnđ)	Đăng ký
	Thứ 7- Chủ nhật	8h30 - 16h30	HCM	4,500,000
	Thứ 2, 3, 4, 5	18h00 - 21h30	HN	4,500,000

Ưu đãi học phí 10% cho các trường hợp sau: - Học viên đăng ký trước khai giảng 15 ngày - Đăng ký từ 3 học viên trở lên - Là khách hàng thân thiết của Masterskills Để biết thêm chi tiết về khóa  học, khách hàng vui lòng liên lạc:   ĐT: (028) 22 194 047 - Zalo: 0903 966 729

Thời gian học: 2 ngày/ 4 buổi.

Số lượng học viên: Tối đa 35 hv/ lớp.

Học tại HCM: 224 - Điện Biên Phủ, Phường Bàn Cờ, Tp.HCM.

Học tại Hà Nội: 51 - Lê Đại Hành, Phường Hai Bà Trưng, Tp.Hà Nội.

Học phí tại doanh nghiệp: Liên hệ để có thông tin báo giá mới nhất. Tổ chức tại nhà máy hoặc tại văn phòng doanh nghiệp.

Các chi phí khác (nếu có): Tùy theo địa điểm tổ chức lớp học, mà các khoản chi phí khác sẽ được tính thêm bao gồm: Chi phí đi lại, ở khách sạn của giảng viên.

Chứng nhận: Sẽ do Viện MasterSkills cấp, có giá trị trên toàn quốc.

Mẫu chứng nhận

MasterSkills_Profile_VN/ EN

Đội ngũ giảng viên - Xem tại đây

Đội ngũ giảng viên và chuyên gia Masterskills từng làm việc với các tập đoàn đa quốc gia tại Bắc Mỹ, Châu Âu và Nhật Bản. Tất cả giảng viên đều có phương pháp giảng dạy hiện đại, tập trung áp dụng kiến thức vào công việc hàng ngày, giúp học viên nâng cao kỹ năng và thành công trong nghề nghiệp.

HIỆU QUẢ ĐÀO TẠO TẠI DOANH NGHIỆP Lợi ích doanh nghiệp nhận được Điểm mạnh dịch vụ đào tạo Đo lường hiệu quả (KPI & Báo cáo) Quy trình triển khai đào tạo Đội ngũ giảng viên Khách hàng & Case Studies Khách hàng cảm nhận Gói dịch vụ & Chính sách đào tạo Câu hỏi thường gặp - FAQs Thông tin liên hệ Liên hệ × Xuân Thảo. (Ms) 📞 0903 966 729 ✉ thao.le@masterskills.org Nếu bạn có câu hỏi, hãy liên hệ ngay!